Comment identifier et cartographier les compétences dans votre organisation ?

Cet article est le second d'une série de 4 sur la gestion des compétences. 🔗 Article 1 : "Gestion des compétences dans les petites et moyennes organisations : pourquoi c’est l’affaire de tous" 🔗 Article 3 : Plan de développement des compétences : mode d'emploi concret pour les PME et associations 🔗 Article 4 :  Salarié : vous êtes le premier acteur de votre développement professionnel — encore faut-il le savoir

Vous avez décidé qu'il était temps de mieux gérer les compétences dans votre structure. Bien. Mais par où commencer ? La tentation — et l'erreur classique — est de se précipiter sur le catalogue de formation, de cocher des cases, et d'appeler ça un plan de développement des compétences.

Ce que cet article propose, c'est exactement l'inverse : commencer par regarder ce que vous avez, ce qu'il vous manque, et ce dont vous aurez besoin. Autrement dit, identifier et cartographier les compétences présentes dans votre organisation avant de chercher à les développer.

On vous présente ici des méthodes accessibles et proportionnées à votre taille. Pas d'usine à gaz, pas de logiciel RH à 10 000 €/an. Des outils concrets, mobilisables par un dirigeant ou un manager qui gère plusieurs casquettes à la fois.

Former sans avoir diagnostiqué, c'est un peu comme prescrire un médicament sans avoir posé de diagnostic. Ça peut tomber juste par hasard, mais ça peut aussi être inutile — voire contre-productif.

Toute démarche de cartographie des compétences repose sur trois questions simples mais structurantes :

Dans les structures qui forment sans diagnostiquer, on retrouve presque toujours les mêmes symptômes :

• 📍Les mêmes profils se forment chaque année — les plus déjà qualifiés, les plus à l'aise pour demander — pendant que d'autres salariés ne voient passer aucune proposition de formation.
• 📍Le plan de formation est reconduit à l'identique d'une année sur l'autre, avec les mêmes prestataires et les mêmes thématiques, par manque de temps pour l'analyser.
• 📍Les formations ne changent rien dans la pratique parce qu'elles ne répondent pas à un besoin identifié, mais à une offre disponible ou à une "envie".
• 📍Les compétences critiques ne sont pas identifiées — et leur disparition (départ, maladie, retraite) prend la structure par surprise.

Exemple concret — Une association d'accompagnement social de 25 salariés envoie chaque année ses équipes en formation sur la gestion du stress et la relation d'aide. Ces formations sont appréciées. Mais lors d'un diagnostic compétences, il apparaît que deux accompagnatrices de terrain cumulent à elles seules toutes les compétences de suivi administratif des dossiers d'aide sociale. Si l'une d'elles part, la structure est paralysée sur ce volet. Personne n'avait identifié cette compétence comme critique, ni prévu de la transmettre.

🔗 Pour aller plus loin — Le lien entre compétences, organisation du travail et management est analysé en profondeur dans notre article « Analyser le travail et mieux comprendre les réalités professionnelles ». Il constitue un complément utile à cette démarche de cartographie.

Si vous avez des fiches de poste dans votre structure, c'est par là que commence la cartographie des compétences. Si vous n'en avez pas — ou si elles datent de 5 ans et n'ont jamais été mises à jour — c'est le premier chantier à ouvrir.

La démarche commence par la cartographie des différents métiers et la rédaction des fiches métier — à ne pas confondre avec les fiches de poste.

💡La fiche métier est un document générique qui décrit les responsabilités d'un métier donné, indépendamment de qui l'occupe et de la structure dans laquelle il s'exerce.

🔎Il y a par exemple : une fiche métier « assistant(e) », une fiche métier « éducateur/éducatrice spécialisé(e) », une fiche métier « technicien de maintenance » — et tous les titulaires de ce métier dans votre organisation partagent ce socle commun de responsabilités.

👉La fiche métier répond à des questions collectives : de quelles grandes responsabilités ce métier est-il porteur ? Avec quelles autres fonctions s'articule-t-il ? Quel est son périmètre dans l'organisation ? Elle pose le cadre de référence commun avant toute déclinaison individuelle.

À partir de la fiche métier, on identifie les compétences nécessaires pour exercer ces responsabilités — et le niveau minimal attendu pour chacune. C'est ici que les référentiels existants sont précieux : inutile de repartir de zéro quand le travail a déjà été fait.

Les principales sources mobilisables :

• 📍Les observatoires des métiers de branche : dans le secteur social et médico-social, le sanitaire, le bâtiment, le commerce ou l'artisanat, les branches ont souvent produit des référentiels métiers détaillés, librement accessibles, qui décrivent activités et compétences associées pour chaque famille de postes.
• 📍Les fiches ROME de France Travail : le Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois liste pour chaque métier les compétences clés, savoir-faire et connaissances requises. C'est une base solide, à adapter aux spécificités de votre secteur.
• 📍Les référentiels de certification : les référentiels de compétences des CQP, titres professionnels et diplômes d'État de votre secteur constituent également une source utile, en particulier pour les métiers réglementés.
• 📍Les ressources de votre OPCO : certains opérateurs de compétences mettent à disposition des outils de diagnostic et des référentiels sectoriels adaptés aux petites structures.

👉 Le résultat de cette étape : une liste de compétences avec, pour chacune, le niveau minimal attendu pour exercer le métier. C'est ce document — et non la fiche métier elle-même — qui servira de grille de référence pour la cartographie.

La fiche de poste vient en troisième étape. Elle prend pour socle la fiche métier et le référentiel de compétences associé, et les adapte à la réalité concrète d'un poste spécifique dans votre organisation.

📍Elle est individuelle : deux personnes ayant le même métier peuvent avoir des fiches de poste différentes, selon les spécificités de leur périmètre, leur niveau d'autonomie, ou les particularités de leur contexte de travail.

📍Sa construction est l'occasion d'un dialogue sur le travail entre manager et salarié. une fiche de poste construite sans associer le salarié n'a que peu d'intérêt.

📍C'est aussi à ce niveau que l'articulation entre postes devient opérationnelle : la fiche de poste individuelle précise les interfaces avec les autres rôles de la structure, les délégations éventuelles, et les responsabilités propres à ce poste en particulier.

💡Cette séquence en trois temps — fiche métier → référentiel de compétences avec niveaux minimaux → fiche de poste individuelle — est la colonne vertébrale d'une démarche compétences rigoureuse et proportionnée à la taille de votre structure. Elle évite deux pièges symétriques : rédiger des fiches de poste trop génériques qui ne disent rien de précis, ou construire des référentiels de compétences sur mesure de zéro sans s'appuyer sur ce qui existe.

⚙️ Une fois ce référentiel établi, il reste à évaluer le niveau de maîtrise des salariés pour chaque compétence liée à leur poste.

🛠️Outil pratique — Un outil simple pour graduer les niveaux de compétences : l'échelle à 4 niveaux.

1. Niveau 1 — Connaissances : connaissance théorique sans pratique réelle.
2. Niveau 2 — Maîtrise baisque : capacité à réaliser la tâche avec un accompagnement ou dans des situations simples.
3. Niveau 3 — Maîtrise avancée : capacité à réaliser la tâche de façon autonome dans des situations variées.
4. Niveau 4 — Expertise et capacité à transmettre : capacité à former les autres, à adapter la pratique, à traiter les situations complexes.

👉Cette échelle est volontairement simple — c'est sa force. Elle permet des discussions concrètes avec les salariés sans jargon RH.

🔗 Pour aller plus loin — Si vos fiches de poste sont absentes, incomplètes ou obsolètes, commencez par les retravailler avant de cartographier. Notre article « La fiche de poste, on en parle ? »  vous guide dans cette démarche, avec une méthode adaptée aux petites structures.

Une fois les fiches de poste à jour, comment construire concrètement la cartographie ? Voici trois outils progressifs, mobilisables sans budget logiciel, adaptés aux structures sans DRH dédié.

🛠️ C'est l'outil le plus simple et souvent le plus révélateur. Il s'agit d'un tableau à double entrée :

• 📍En lignes : les compétences clés identifiées pour l'ensemble des métiers et regroupées dans grand domaine (administratif, communication, RH, ...)
• 📍En colonnes : les métiers avec le niveau socle attendu, et après chaque métier les collaborateurs rattachés à ce métier avec le niveau de maîtrise évalué

Ce tableau permet en un coup d'œil de visualiser :

• 📍Les compétences « orphelines » — maîtrisées par une seule personne. Si elle part, la compétence disparaît.
• 📍Les écarts collectifs — une compétence que presque personne ne maîtrise, qui correspond pourtant à un enjeu stratégique.
• 📍Les ressources cachées — un salarié qui maîtrise une compétence non prévue dans sa fiche, potentiellement précieuse.
• 📍Les surqualifications — une personne dont les compétences dépassent largement ce que son poste lui permet d'exercer. Signal d'un risque de départ.

⚠️ Point de vigilance : cet outil sous forme feuille de tableur atteint vite ses limites. Jusqu'à une 20 aine de salariés, ou pour la préfiguration, c'est très bien. Au-delà, il vaut mieux se tourner vers un SIRH en capacité de gérer les compétences.

🔗 Pour approfondir la question du SIRH, je vous invite à lire l'article "Digitalisation de la gestion RH (#SIRH) dans une petite structure, vraiment ?"

Hard skills et soft skills : deux familles de compétences à cartographier différemment

Pour la construction de votre référentiel, il est utile de distinguer deux grandes familles de compétences.

L'entretien de parcours professionnel (EPP), rendu obligatoire par la loi de 2014 et réformé par la loi du 24 octobre 2025, n'est pas seulement un exercice de conformité légale. C'est un moment structuré de dialogue sur les compétences et le parcours — ce qui en fait un outil naturel de cartographie, à condition de le préparer correctement.

Pour en faire un outil de cartographie efficace, l'entretien doit permettre d'aborder :

• 📍La perception qu'a le salarié de ses propres compétences : ce qu'il estime maîtriser, ce qu'il considère comme ses points de progression.
• 📍Les compétences mobilisées dans son travail réel — pas seulement dans la fiche de poste théorique.
• 📍Les compétences qu'il souhaiterait développer, et pourquoi.
• 📍Les compétences qu'il utilise peu ou pas, mais qui pourraient être valorisées autrement dans la structure.

💡La confrontation entre la perception du salarié et celle du manager produit souvent des informations précieuses — et des révélations mutuelles. Elle constitue la base la plus fiable pour construire un plan de développement des compétences individualisé.

⚠️ Point de vigilance — L'entretien de parcours professionnel n'est pas un entretien d'évaluation. Ne mélangez pas les deux. Si vous évaluez la performance dans le même temps, le salarié sera sur la défensive concernant ses lacunes — ce qui est exactement l'inverse de l'état d'esprit nécessaire pour un dialogue honnête sur les compétences à développer.

Dans les petites structures, le manager de proximité est souvent la meilleure — et parfois la seule — source d'information fiable sur les compétences réelles de l'équipe. Pas les compétences théoriques de la fiche de poste : les compétences effectivement mobilisées au quotidien, dans les situations concrètes de travail.
Deux pratiques complémentaires structurent ce rôle d'observateur : l'observation orientée compétences, et le feedback régulier.

La cartographie des compétences n'est pas une fin en soi. Elle est d'autant plus puissante qu'elle s'inscrit dans une logique plus large : celle de l'organisation apprenante.

💡Une organisation apprenante, c'est une structure qui ne se contente pas de former ponctuellement ses équipes, mais qui crée les conditions pour que l'apprentissage soit permanent, intégré au travail quotidien, et partagé collectivement. Ce n'est pas une utopie réservée aux grandes entreprises innovantes — c'est une posture accessible aux petites et moyennes structures, à condition d'en comprendre les ressorts.

Quatre conditions sont nécessaires pour qu'une organisation devienne apprenante :

• 📍L'apprentissage individuel est reconnu et valorisé. Les compétences nouvelles acquises — par la formation, l'expérience, ou l'observation — sont identifiées, notées, partagées. La cartographie des compétences est précisément l'outil qui rend cela possible.
• 📍Les erreurs sont traitées comme des occasions d'apprendre, pas seulement comme des fautes à sanctionner. C'est une culture managériale qui se construit sur la durée, et qui suppose que le manager lui-même soit à l'aise avec l'incertitude et l'imperfection.
• 📍Les savoirs circulent. Une organisation apprenante ne laisse pas les compétences enfermées dans des silos individuels. Elle crée des espaces de transmission : binômage, documentation des pratiques, codéveloppement, moments d'échange sur les situations professionnelles difficiles.
• 📍La direction donne l'exemple. Une organisation apprenante commence par des dirigeants et des managers qui s'autorisent eux-mêmes à apprendre, à se questionner, à changer de pratiques. Sans cela, l'injonction à « apprendre en permanence » reste creuse.

💡Le lien avec la cartographie des compétences est direct : une cartographie régulièrement mise à jour, construite avec les équipes, et alimentée par les observations du terrain et les feedbacks des managers, est l'une des expressions concrètes d'une organisation qui se regarde apprendre. Ce n'est pas un outil RH de plus — c'est un miroir que la structure se tend à elle-même.

🔗 Pour aller plus loin

• Pour approfondir la notion d'organisation apprenante et ses conditions de mise en œuvre dans les petites et moyennes structures : « Et si vous deveniez une organisation apprenante ? » 
• Sur la pratique du codéveloppement professionnel comme outil de transmission des savoirs entre pairs : « Pourquoi le codev devrait être l'outil préféré des managers ? »

La GEPP — Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels — a succédé à la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) avec la loi du 24 mars 2022. Pour beaucoup de dirigeants de petites structures, ces acronymes font immédiatement penser à des dispositifs réservés aux grandes entreprises. C'est à nuancer.

📖 GPEC vs GEPP — 📍La GPEC (ancienne logique) était tournée vers l'intérieur de la structure : anticiper les besoins en compétences nécessaires au fonctionnement et aux projets de l'organisation. La question centrale était : « De quelles compétences aurons-nous besoin demain pour atteindre nos objectifs ? » 📍La GEPP (nouvelle logique) élargit considérablement le cadre. Elle intègre une dimension externe : les parcours professionnels des salariés au-delà de la structure, leur employabilité sur le marché du travail, les dynamiques du bassin d'emploi et de la branche. La question ne se limite plus aux besoins de l'organisation — elle intègre aussi : « Comment cette structure contribue-t-elle à maintenir ses salariés employables, y compris s'ils venaient à la quitter ? »

💡Ce n'est pas un détail. La GEPP assume explicitement que l'employeur a une responsabilité vis-à-vis de l'employabilité de ses salariés qui dépasse son seul intérêt organisationnel. Un salarié bien accompagné dans son parcours professionnel — même si ce parcours le conduit un jour à quitter la structure — est un salarié plus engagé, plus stable, et souvent plus performant pendant le temps où il est là.

⚠️ Point de vigilance — Pour les dirigeants de petites structures, cette évolution peut sembler abstraite. Elle a pourtant des implications concrètes : une démarche GEPP sérieuse ne consiste pas seulement à identifier les compétences dont vous avez besoin demain. Elle suppose aussi de s'interroger sur les perspectives d'évolution de vos salariés, sur ce que votre structure leur apporte en termes de développement professionnel, et sur la façon dont vous les préparez à des parcours qui peuvent aller au-delà de votre organisation. C'est précisément le sens de l'entretien de parcours professionnel (EPP) tel qu'il est défini par la loi.

⚖️La loi prévoit une obligation de négociation sur la GEPP pour les entreprises de 300 salariés et plus.

En dessous de ce seuil, aucune obligation légale — ni d'accord, ni de plan GEPP formalisé.

💡Cela ne signifie pas pour autant que la démarche est sans intérêt pour les structures plus petites. Bien au contraire.

Pour une structure de 10 à 50 salariés, une démarche GEPP n'a pas besoin d'être un document de 40 pages. Le minimum utile peut tenir en trois temps, en intégrant les deux dimensions — interne et externe — de la logique GEPP :

Exemple concret — Une association d'aide à domicile de 35 salariés constate que son secteur peine à recruter et que plusieurs auxiliaires de vie expérimentées — 10 à 15 ans d'ancienneté — commencent à exprimer de la lassitude et un désir d'évoluer. Plutôt que d'attendre leur départ, la direction engage une démarche GEPP. Elle identifie que deux profils pourraient évoluer vers des fonctions de tutorat ou de coordination, en s'appuyant sur leur expérience. L'une engage une VAE vers un diplôme d'encadrement. L'autre choisit d'explorer une reconversion dans le secteur médico-social — et la structure l'accompagne dans cette transition via la période de reconversion. Résultat : deux parcours valorisés, une fidélisation prolongée, et une image employeur renforcée sur un bassin d'emploi en tension.

Si vous souhaitez structurer une démarche GEPP sans la porter seul, plusieurs dispositifs existent :

• La Prestation Conseil RH (PCRH) : cofinancée par la DREETS (ex-DIRECCTE), elle permet aux entreprises de moins de 250 salariés de se faire accompagner par un consultant RH, partiellement pris en charge, pour structurer notamment une démarche compétences ou GEPP.
• Votre OPCO : certains opérateurs de compétences proposent des outils de diagnostic et des accompagnements dédiés aux petites structures de leur secteur.

🔗 Pour aller plus loin — Pour en savoir plus sur la Prestation Conseil RH et les conditions d'accès : « La Prestation Conseil RH (PCRH) : de quoi s'agit-il et comment y accéder ? » 

Le diplôme atteste d'une formation reçue à un moment donné. La compétence, c'est la capacité à agir efficacement dans une situation réelle.

Les deux ne se confondent pas — et dans les petites structures, où beaucoup de collaborateurs ont appris « sur le tas », cette distinction est particulièrement importante.

💡Surestimer les compétences d'un salarié parce qu'il a un bac+5, ou sous-estimer celles d'un salarié sans diplôme qui a 15 ans d'expérience sur le terrain : les deux erreurs se paient dans les pratiques de formation et de reconnaissance.

La cartographie des compétences n'est pas un document qu'on produit une fois et qu'on archive.

Les compétences évoluent — par la pratique, par les formations, par les projets, par les départs et les arrivées. Une carte des compétences qui n'est pas mise à jour régulièrement (a minima annuellement) devient rapidement trompeuse.

💡Le meilleur rythme de mise à jour : à l'occasion des entretiens de parcours professionnel, des changements de poste, des formations suivies, et des évaluations annuelles.

La cartographie des compétences faite uniquement par les managers — sans impliquer les salariés concernés — produit un document biaisé.

Les managers ont une vision partielle des compétences réelles de leurs équipes. Et surtout, un salarié qui n'est pas associé à l'évaluation de ses propres compétences n'adhère pas au plan d'action qui en découle.

💡La meilleure approche : une co-construction. Le manager propose une première lecture, le salarié l'enrichit et peut contester certains positionnements, et on aboutit à un accord partagé sur le diagnostic. C'est plus long, mais c'est infiniment plus efficace.

Dans les petites structures, une grande partie des compétences les plus précieuses ne figurent nulle part dans une fiche de poste.

La salariée qui gère de fait la relation avec un bailleur difficile. Le manager qui sait désamorcer les conflits avant qu'ils n'éclatent. Le technicien qui a développé une méthode de résolution de pannes que personne d'autre ne connaît.

💡Ces compétences informelles sont souvent ce qui fait tenir la structure. Ne pas les identifier, ne pas les valoriser, ne pas prévoir leur transmission : c'est une fragilité organisationnelle majeure.

Conclusion

Identifier et cartographier les compétences dans votre organisation, ce n'est pas un projet RH de grande entreprise. C'est une démarche de bon sens, accessible dès aujourd'hui avec les outils que vous avez déjà — vos fiches de poste, les référentiels de votre branche, les observations de vos managers, et les entretiens de parcours professionnels que la loi vous impose de toute façon de tenir.

Ce que cet article vous a montré, c'est que la difficulté n'est pas technique. Elle est souvent dans la décision de commencer : poser les bonnes questions, réunir les bons acteurs, et accepter de regarder en face ce qu'on sait faire — et ce qu'on ne sait pas encore faire.

La cartographie des compétences n'est pas une fin en soi. Elle est le point de départ d'une démarche GEPP qui donne du sens aux formations que vous financez, de la lisibilité aux parcours de vos salariés, et de la résilience à votre organisation face aux mutations qui viennent.

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C'est précisément là qu'intervient RH IN SITU : diagnostic de vos pratiques actuelles, construction de vos référentiels métiers, accompagnement de vos managers à l'observation et au feedback, structuration de votre démarche GEPP (de la fiche métier à la cartographie). Un accompagnement sur mesure, proportionné à la taille et aux moyens de votre structure.

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