RH IN SITU | Numérique

Tout savoir sur la dématérialisation des élections du CSE

Dialogue social et professionnel, Ressources Humaines

Le contexte législatif impose aux entreprises de plus de 11 salariés d’organiser régulièrement des élections du Comité Social et Économique (CSE) conformément aux articles L2314-26 et suivants du Code du travail. Facilitées par les avancées numériques, ces élections doivent aujourd’hui intégrer des modalités modernes pour répondre aux enjeux : efficacité, participation, accessibilité, et sécurité. La dématérialisation, et en particulier le recours au vote électronique, a connu un développement massif, encadré par une réglementation stricte, notamment via la CNIL, la jurisprudence et le cadre législatif.

Les différentes modalités de dématérialisation des procès-verbaux d’élection

La dématérialisation classique des PV

L’évolution vers la dématérialisation ne se limite pas à la mise en œuvre du vote électronique, mais concerne également la transmission et la conservation des procès-verbaux (PV). Plusieurs méthodes existent :

📌Validation en ligne et transmission automatique : La solution privilégiée consiste à saisir directement le PV dans une plateforme dématérialisée sécurisée, en conformité avec l’article R2314-22 du Code du travail permettant une transmission instantanée à l’administration.

📌Signature manuscrite puis téléversement : Les membres du bureau de vote signent les PV papier, puis les scannent et les transmettent via une plateforme agréée. Cette approche hybride reste courante, mais elle comporte plus de risques d’erreurs ou de falsification.

📌Transmission dans le cadre d’un vote électronique : Lorsqu’un vote électronique est organisé, le logiciel génère automatiquement le PV signé électroniquement, permettant une transmission rapide, fiable et conforme à la réglementation.

Cadre réglementaire et recommandations relatifs à la dématérialisation des PV

📌L’article R2314-22 du Code du travail autorise la transmission électronique des PV. La CNIL, dans sa délibération n°2010-371, recommande de faire certifier ces systèmes par des audits indépendants, notamment pour assurer la sécurité, la confidentialité, et la non modification des données (une liste des prestataires agréés est disponible dans les ressources en bas d’article).

📌La réglementation précise que cette dématérialisation doit faire l’objet d’un protocole d’accord d’accord préélectoral, inscrit dans le cadre juridique, pour garantir leur conformité légale.

Le vote électronique : un outil pour la modernisation et la sécurisation des élections du CSE

Pourquoi privilégier le vote électronique ?

Le vote électronique constitue une réelle avancée dans la démocratisation du processus électoral, puisqu’il comporte de nombreux avantages :

📌Accessibilité universelle : Il permet à tous les salariés, y compris ceux en télétravail, en déplacement professionnel ou à distance, de participer facilement

📌Participation renforcée : En raison de la simplicité d’utilisation et de l’accessibilité, le vote électronique tend à augmenter le taux de participation par rapport aux scrutins papier, particulièrement dans des environnements de travail complexes où le déplacement physique est contraignant.

📌Efficience et économies : Le vote électronique réduit les coûts associés à l’organisation matérielle d’un vote, notamment la gestion et sécurité des urnes, l’impression des bulletins, ainsi que le temps et les ressources humaines nécessaires au dépouillement manuel.

📌Sécurité et traçabilité : Grâce à des technologies avancées telles que le chiffrement des données, les signatures électroniques, et les scellés numériques, le vote électronique améliore la sécurité du scrutin en garantissant la confidentialité et l’intégrité des votes. Les systèmes de vote électronique permettent également une traçabilité accrue, ce qui aide à assurer la transparence et à réduire les possibilités de fraude.

📌Rapidité des résultats : Le comptage automatisé des votes dans un système électronique permet de consolider rapidement les résultats et de les publier presque instantanément après la clôture du scrutin, garantissant ainsi une réactivité accrue dans les processus décisionnels.

📌Souplesse d’organisation : En facilitant les modalités d’organisation, telles qu’une période de vote étendue et des horaires flexibles, le vote électronique peut être adapté pour maximiser la participation sans interrompre les activités courantes de l’entreprise.

👉Ces avantages font du vote électronique un outil polyvalent, moderne, et efficace pour le déroulement des élections professionnelles, en apportant plus de simplicité et en renforçant la confiance dans le processus électoral.

Cadre juridique et réglementaire

L’article L2314-26 du Code du travail précise que le recours au vote électronique doit être prévu dans un accord collectif ou, à défaut, une décision unilatérale La réglementation impose notamment :

📌La négociation préalable avec les partenaires sociaux, sauf en l’absence de délégué syndical (Cass. soc., 13 janvier 2021, nº 19-23.533).

📌La rédaction d’un protocole d’accord préélectoral (PAP) qui établit clairement le cadre général, la désignation du prestataire, la description précise du système, ainsi que les modalités de sécurisation.

📌Le respect par le prestataire retenu des règles relatives à la protection des données.

La démarche préalable et le déploiement

📌Négociation et formalisation : La négociation doit aboutir à un protocole d’accord écrit, validé et déposé dans le respect des dispositions légales

📌Choix du prestataire : Vérification de la conformité avec le référentiel du ministère du Travail et des certifications (audit, certification CNIL)

📌Rédaction du cahier des charges : Définir en détail tous les aspects techniques : sécurité du système, modalités d’authentification, gestion des incidents, conformité RGPD…

📌Configuration et tests : Mise en place, essais fonctionnels, formation des équipes, communication claire et transparente conformément aux recommandations de la CNIL

📌Organisation pratique : Définir précisément la période d’ouverture, la gestion des incidents, l’accessibilité pour tous, notamment en cas de handicap

Le déroulement du vote électronique

📌Authentification renforcée : Envoi sécurisé des codes d’accès, double canal sécurisé si nécessaire (email, SMS, courrier)

📌Participation : Le vote via plateforme cryptée, accessible à distance ou dans l’entreprise, sur plusieurs jours, en assurant le secret du scrutin

📌Contrôle : Surveillance en temps réel, vérification de la participation, détection des anomalies.

📌Dépouillement : Résultats signés électroniquement, générés automatiquement, transmis immédiatement à l’administration, conformément au dispositions légales

###

Garantir la conformité, la sécurité et la transparence du processus

###

La sécurité du système

📌La plateforme doit être certifiée conforme aux critères de sécurité définis par la CNIL et respecter les standards internationaux tels que la norme ISO 27001

📌Le système doit assurer une cryptographie avancée, une signature électronique et des scellés numériques pour garantir l’intégrité et le secret du vote

📌La mise en place d’un protocole de backup et de plan de reprise d’activité est essentielle pour couvrir toute défaillance ou attaque

📌Des audits réguliers doivent vérifier la conformité technique et réglementaire, avec un contrôle des logs, horodatages, et traces numériques

La transparence et la traçabilité

📌Le système doit permettre une mise à disposition du journal d’audit pour vérification, accessible uniquement à des agents habilités

📌La plateforme doit assurer l’horodatage précis des opérations : ouverture, authentification, vote, clôture, et dépouillement (recommandation CNIL)

📌La communication avec les électeurs doit être claire : modalités de vote, garanties de confidentialité, procédure en cas de difficulté

📌La conservation sécurisée des logs, copies signées électroniquement, et des éléments attestant de la conformité du processus permet de prévenir et de gérer toute contestation

La conformité réglementaire

📌Respect du RGPD : déclaration à la CNIL, gestion des données sensibles, conservation limitée dans le temps

📌La réalisation d’une étude d’impact est recommandée pour évaluer les risques liés à la sécurité ou la confidentialité

📌La vérification de la certification du prestataire par un organisme indépendant agréé est indispensable

📌La formalisation dans une Charte de sécurité et un cahier des charges précis garantit la conformité réglementaire de l’ensemble du dispositif

Les enjeux, précautions et bonnes pratiques

🔖La sélection du prestataire

Vérifier la référencement officiel ou la certification CNIL
Examiner les audits de sécurité réalisés récemment, avec accès aux rapports
S’assurer de la conformité RGPD et de la sécurité technique
Inscrire ces vérifications dans un cahier des charges précis, intégrant : mode d’authentification, cryptage, gestion des incidents, plan de secours, traçabilité

🔖La gestion des risques et la sécurisation

Cryptage avancé et signatures électroniques pour assurer la confidentialité et l’intégrité
Mise en place d’un plan de reprise en cas d’attaque ou de panne majeure, avec tests réguliers
Formation du personnel impliqué dans la gestion du vote, pour garantir leur maîtrise du système et des procédures
Audits périodiques, surveillance continue, et mise à jour des dispositifs de sécurité

🔖La prévention des contestations et la transparence

Informer systématiquement tous les électeurs lors du lancement du scrutin, selon les recommandations du Ministère du Travail
Mettre à disposition un document explicatif sur la sécurité, la confidentialité, le vote blanc/nul, et la procédure en cas de difficulté
Impliquer les représentants syndicaux et élus dans le contrôle des logs, horodatages, opérations de sécurité, et lors de la vérification du processus pour renforcer leur légitimité
Conserver de manière sécurisée tous les éléments de preuve (logs, copies signées électroniquement, horodatages) pour pouvoir justifier la conformité du scrutin en cas de contestation
Assurer une communication transparente, préalable, et complète auprès de tous les électeurs pour renforcer la confiance dans le processus

Conclusion

📝La dématérialisation, notamment à travers le vote électronique, constitue une étape stratégique majeure pour moderniser l’organisation des élections du CSE. Elle permet d’accroître la participation, de simplifier la gestion, tout en garantissant la sécurité, la conformité réglementaire, et la transparence du processus.

Toutefois, sa mise en œuvre exige une préparation rigoureuse : négociation d’un protocole d’accord précis, sélection d’un prestataire certifié, établissement d’un cahier des charges détaillé, intégrité du système et communication claire. La réussite de cette démarche repose sur une gestion responsable, conforme, et transparente, afin de renforcer la légitimité des élus et la confiance dans la démocratie sociale de l’entreprise.

🔓Enfin, concernant son coût, s’il a pu être rédhibitoire pendant longtemps pour les petites structures, il est à présent accessible au plus grand nombre.

👉 N’hésitez pas à me contacter pour échanger sur votre projet.

Le droit à la déconnexion : cadre juridique, enjeux et mise en œuvre concrète

Santé au travail et Prévention

A l’ère du numérique et des outils de communication omniprésents, la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle tend à s’estomper. Pour de nombreux secteurs, le travail ne se réalise plus dans un un espace-temps unique.

« Malgré la législation de l’UE régissant le temps de travail, la santé et la sécurité au travail et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les données issues des enquêtes nationales et européennes montrent qu’une proportion élevée de travailleurs capables de travailler à distance et d’utiliser de manière flexible des outils numériques travaillent pendant de longues heures et sont soumis à des problèmes de santé dus au stress et à l’épuisement professionnel liés au travail. » (Eurofound)

Le cadre juridique du droit à la déconnexion

Qu’est-ce que le droit à la déconnexion ?

Le code du travail ne donne pas de définition du droit à la déconnexion.

L’Accord national interprofessionnel (ANI) relatif au télétravail du 26 novembre 2020 définit le droit à la déconnexion comme étant : » Le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail » ce droit ayant « pour objectif le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle et familiale du salarié ».

https://390e7f45-7e9f-4898-9d6b-d1eec1090e17.usrfiles.com/html/2b2e4b_d767b483cae16e027c4ea8ac7906fbf4.html

Au niveau national

La loi dite « travail » du 8 août 2016, a introduit le droit à la déconnexion au sein de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail (QVT),

Ce droit a été inséré dans le code du travail pour encadrer la multiplication des outils numériques en entreprise, dont l’utilisation favorise les risques psychosociaux et peut conduire à du stress voire des burn-out.

Article L2242-17 : « La négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie et des conditions de travail porte sur :

[…] 7° Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. A défaut d’accord, l’employeur élabore une charte, après avis du comité social et économique. Cette charte définit ces modalités de l’exercice du droit à la déconnexion et prévoit en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d’encadrement et de direction, d’actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques. »

Au niveau européen

« Au printemps 2023, il n’existait pas de législation spécifique au niveau de l’UE sur le droit à la déconnexion. Toutefois, une série de directives européennes existantes contiennent des dispositions pertinentes, en particulier la directive sur l’aménagement du temps de travail (directive 2003/88/CE). Celle-ci fixe des limites au temps de travail et réglemente les périodes de repos pour tous les travailleurs. La résolution du Parlement européen de janvier 2021 [2019/2181 (INL)] appelle la Commission européenne à présenter une législation spécifique sur le droit à la déconnexion, tout en reconnaissant le rôle clé joué par les partenaires sociaux dans les négociations sur les questions liées au lieu de travail. En 2022, les partenaires sociaux interprofessionnels européens ont entamé des négociations sur un éventuel accord-cadre sur le télétravail et le droit à la déconnexion » (Eurofound).

Les enjeux du droit à la déconnexion

Le premier enjeu du droit à la déconnexion est donc … : le respect du temps de travail.

Au-delà, le droit à la déconnexion répond à plusieurs enjeux majeurs :

💚Préserver la santé et le bien-être des salariés : Un hyperconnexion peut engendrer du stress, des troubles du sommeil, de l’anxiété et des risques d’épuisement professionnel. Le droit à la déconnexion permet aux salariés de se reposer et de recharger leurs batteries, favorisant ainsi leur santé mentale et physique.
🎗️Améliorer la qualité de vie au travail : Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle contribue à une plus grande satisfaction des salariés, une réduction du stress et une meilleure implication dans le travail.
🚀Renforcer la performance et la productivité : Des salariés reposés et sereins sont plus efficaces et plus créatifs. Le droit à la déconnexion peut donc s’avérer bénéfique pour la performance globale de l’organisation.

Le droit à la déconnexion fait intrinsèquement partie de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail. Il impacte l’équilibre pro / perso ainsi que la santé ♎

Une fois cela posé, comment s’y prend t-on concrètement ?

Mise en oeuvre concrète du droit à la déconnexion

La loi n’impose pas de modalités de mise en œuvre spécifique. C’est donc à l’employeur de déployer des mesures appropriées pour faciliter la déconnexion de ses salariés. C’est en effet de sa responsabilité de garantir à la fois :

le bon respect du temps de travail et des périodes de repos d’un employé ;
la bonne régulation de sa charge de travail ;
le développement de mesures dédiées à sa santé et sa sécurité au travail, afin d’éviter tout risque d’épuisement professionnel.

⏱️Se mettre au clair sur les modalités de gestion du temps travail et de son suivi

Ce que j’observe dans les petites structures et, à mon sens, le premier sujet à traiter, c’est l’absence de suivi du temps de travail réel. Par méconnaissance des obligations employeur en la matière, parce que le fonctionnement en basé sur la confiance, parce qu’il faut bien faire ce qu’il y a à faire avec les moyens existants …

🔎Clarifier le périmètre des missions de chacun

Dans les organisations qui formalisent peu, parce que jusqu’à une certaine taille cela n’apparaît pas nécessaire aux parties prenantes, les grandes missions sont connues mais il y a toujours une part de flou quand on zoome un peu. Jusqu’où va t-on ? comment cela s’articule avec ce que font mes collègues ? quel niveau de qualité est attendu ? . . . Ce manque de clarté peut contribuer à « charger la barque ».

💟 Mettre le travail au coeur des échanges entre managers et salariés

Les missions sont claires, mais sont-elles tenables dans le temps et avec les moyens impartis ? Les managers sont-ils formés à analyser la charge de travail et à la réguler ?

📑Mettre en place des règles claires et partagées sur l’équilibre vie pro / vie perso

Les salariés ont-ils l’habitude de rester joignables pendant leurs congés ? Y a t-il des consignes sur les horaires auxquels les équipes peuvent ou non se solliciter ? Certains travaillent-ils le WE pendant leur temps de repos ? L’organisation, les ressources humaines et matérielles permettent-elles de respecter la déconnexion de chacun ?

🤙Poser un cadre clair et partagé sur la pratique du télétravail régulier

Il y a eu le télétravail bricolé, le télétravail en mode urgence et dégradé, à présent il faut passer à l’étape d’après. Le télétravail est une modalité d’organisation du travail qui doit faire l’objet d’échanges, de négociations, d’expérimentations et d’ajustements.

L’ANI du 26 novembre 2020 « pour une mise en œuvre réussie du télétravail » prend en compte de nouvelles problématiques : l’adaptation des pratiques managériales au télétravail, la formation des managers, la nécessité du maintien du lien social et la prévention de l’isolement, . . .

En résumé, la Loi édicte la règle, ensuite c’est une analyse et une démarche sur mesure qu’il faut construire et mettre en place.

Où placer le curseur pour être dans une véritable démarche de prévention (et pas uniquement se protéger des risques juridiques) ?

Conclusion

Le respect du droit à la déconnexion est un enjeu collectif qui implique l’engagement de l’employeur, des managers et des salariés.

L’employeur doit mettre en place les conditions nécessaires et sensibiliser ses collaborateurs à l’importance de respecter les temps de repos et de non-disponibilité.

Les managers doivent montrer l’exemple en adoptant eux-mêmes des pratiques de déconnexion et en respectant les horaires de travail de leurs collaborateurs.

Enfin, les salariés doivent être vigilants à s’accorder des temps de déconnexion réguliers pour préserver leur santé et leur bien-être.

Le droit à la déconnexion est un élément essentiel de la qualité de vie au travail et de la performance des entreprises. En mettant en œuvre des mesures concrètes et en adoptant une culture d’entreprise favorable à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, employeurs et salariés peuvent contribuer à un environnement de travail plus sain, plus serein et plus performant.

Digitalisation de la gestion RH (#SIRH) dans une petite structure, vraiment ?

Ressources Humaines

Intervenant en tant que RH externalisée auprès des petites et moyennes organisations (associations, TPE, PME), j’ai l’occasion de « plonger au coeur » de la gestion RH d’un nombre significatif de structures dans des secteurs d’activité très variés.

👩‍💻Mon rôle consiste à :

faire un état des lieux de la gestion RH au sens large;
construire un plan d’action réaliste pour mettre les pratiques en conformité avec le droit du travail (pour fiabiliser et sécuriser);
mettre en place une gestion RH au service du projet de la structure et de ses enjeux, c’est-à-dire aller au-delà de la contrainte administrative et légale pour en faire un vrai levier de développement de la performance économique et sociale;

Bien sûr, le tout avec des moyens (humains et financiers) assez limités.

Les 3 types de configuration que j’observe au sein des petites et moyennes organisations

1. Le ou la dirigeant.e gère en direct les RH, en plus de tout le reste, et peine à (connaître et à) suivre toutes les obligations relatives à la fonction employeur.

On trouve des dossiers du personnel (plus ou moins fournis) et généralement peu ou pas d’outils de suivi (fin de période d’essai, temps de travail, congés et absences, visites médicales, entretiens professionnels obligatoires, …).

Souvent un cabinet d’expertise comptable accompagne la structure sur la partie paye et sociale ;

2. Il existe une personne ressource en interne (gestionnaire comptable, RAF/DAF, assistant.e, …) dont une partie du temps est dédiée à la gestion RH.

En fonction du temps disponible, de la formation (ou de l’expérience RH) et de l’aisance de cette personne avec l’outil informatique, la structure peut bénéficier d’un suivi global (avec quelques approximations parfois, notamment sur le juridique).

Généralement, seule cette personne sait où trouver les informations et/ou est capable de faire fonctionner ces outils de suivi.

3. La gestion RH est dispatchée sur plusieurs personnes au sein de la structure (généralement multisites, mais pas que).

Par exemple, la direction fait les recrutements et les contrats de travail, les responsables suivent le temps de travail et les congés, réalisent les entretiens professionnels, la comptabilité fait les déclarations sociales et la paie, les documents relatifs à la vie contractuelle arrivent parfois jusqu’aux dossiers.

En général, différents outils (co-)existent (des tableurs excel) pour tenter de centraliser et/ou de recouper les informations à un moment donné.

Tout le monde y passe beaucoup de temps pour un résultat peu satisfaisant, avec une fiabilité relative ;

A ces différentes configurations, il faut ajouter le mode de gestion privilégié en interne, qui influe forcément sur l’organisation et les ressources nécessaires : – le tout papier; – le mix documents papiers / documents (ou outils) informatiques; – le numérique avec les outils du bord.

Le degré de « maturité » digitale est très variable d’une organisation à une autre.

De fait, je suis de plus en plus sollicitée pour accompagner les structures dans leur réflexion ou pour le déploiement d’une solution SIRH, ce qui m’a amenée à proposer un accompagnement spécifique sur ces questions, avec une approche adaptée aux besoins des petites et moyennes organisations.

Mais, à quoi ça sert un SIRH ?

Un Système d’Information Ressources Humaines, c’est un ensemble d’outils, regroupés au sein d’une même solution, dont l’objectif est d’automatiser (et de fiabiliser) un maximum de processus en lien avec la gestion des Ressources Humaines.

1. La gestion du dossier RH des salarié.e.s

Dans la pratique : des dossiers du personnel à géométrie et actualisation variables en fonction des structures, un stockage papier ou numérique dont il faut gérer les conditions d’accès (le serveur, le pc, le bureau, l’armoire), la consolidation de l’ensemble des données provenant de différentes sources pour piloter la fonction RH, des notes pour ne pas oublier les tâches à effectuer à certains moments de la relation contractuelle, etc…

Un SIRH permet de :

centraliser toutes les informations des salarié.e.s
automatiser nombre de tâches depuis l’intégration jusqu’à la sortie
d’avoir des alertes automatiques pour tous les événements de la vie contractuelle nécessitant un suivi rigoureux des échéances
d’exploiter facilement l’ensemble des données injectées dans l’outil pour avoir des indicateurs et aider à la décision
actualiser en temps réel les informations via le ou la salarié.e

2. La gestion des entretiens professionnels

Dans la pratique : là encore, c’est très variable.

Bien qu’obligatoires, ces entretiens ne sont pas toujours réalisés.

Quand ils le sont, ils ne sont pas toujours formalisés.

Quand ils sont formalisés, le suivi dans le temps dans ce qui avait été convenu est assez aléatoire (par exemple les objectifs ou les besoins de formations).

Un SIRH permet de :

Créer des formulaires d’entretien sur mesure pour chaque type de fonctions
Accéder à ces formulaires facilement (salarié.e/responsables) pour la préparation comme pour le suivi dans le temps
Suivre l’avancement de la campagne d’entretiens sur l’ensemble des équipes
Disposer d’une synthèse des actions à suivre
Alerter la personne en charge des RH sur une situation à traiter

3. Le suivi des temps de travail / des projets

Dans la pratique : le suivi du temps de travail est généralement un casse-tête.

Là encore, en fonction de la culture interne et/ou des outils disponibles, les situations sont très variables et vont de l’absence totale de suivi formel du temps du travail (chacun étant supposé réaliser ses heures), à la badgeuse (de plus en plus rare me semble t-il), en passant par des outils maison plus ou moins simples en fonction de la finalité attendue.

Un SIRH permet de :

Saisir et déclarer en un clic son temps de travail, en l’affectant ou non à des projets spécifiques
Calculer en temps réel le temps réalisé, les éventuelles majorations conventionnelles, ..
Fluidifier le circuit de validation et attirer l’attention des responsables sur les situations atypiques
Exporter les éléments variables vers le logiciel de paie

4. La gestion des congés et des absences

Dans la pratique : impression d’un formulaire, remplissage, vérification du planning des équipes via des tableurs pour assurer la continuité de l’activité, signature par le ou la salarié.e et (dans des délais plus ou moins maîtrisés) par son ou sa responsable, numérisation et/ou classement, remontée de l’information pour la paie, …

Un SIRH permet de :

dématérialiser les demandes de congés
gérer leur circuit de validation
Simplifier la gestion du planning des absences
Automatiser le calcul des congés payés
Exporter les absences en paie

5. La gestion des notes de frais

Dans la pratique : la gestion des notes de frais est généralement chronophage tant pour les salarié.e.s que pour les gestionnaires comptables. Conserver les justificatifs, remplir des formulaires, faire valider par la hiérarchie, contrôler le respect des règles internes, saisir les écritures dans le logiciel de comptabilité, suivre les remboursements, consolider les informations pour avoir la visibilité par salarié.e / par service / sur une période donnée / …, l’archivage, …

Un SIRH permet de :

Saisir les frais au fil des dépenses (salarié.e)
Numériser et archiver les justificatifs avec des procédés reconnus et validés par l’Administration
Mettre en place un circuit de validation fluide avec des notifications
Faciliter le rapprochement avec les justificatifs
Avoir des alertes en cas de non-respect des règles internes
Disposer d’une synthèse claire par salarié.e
Etre informé.e en temps réel des remboursements
Importer l’ensemble des écritures dans le logiciel de comptabilité

6. Le stockage sécurisé des bulletins de salaire

Dans la pratique : depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l’exception, sauf en cas de désaccord du salarié. Cela présente de nombreux avantages, en contrepartie de certaines obligations, souvent méconnues par l’employeur (modalités de transmission, intégrité des données, confidentialité, disponibilité, accessibilité, durée de conservation, … ).

Dans les faits, nombreuses sont encore les structures qui éditent les bulletins papier.

Un SIRH permet de :

Eviter les impressions, la mise sous pli et l’affranchissement
Automatiser la distribution des bulletins de salaire
Remplir toutes les obligations administratives relatives aux bulletins de salaire dématérialisés
Archiver de façon simple, rapide et sécurisée

. . . et la liste est loin d’être exhaustive tant les possibilités sont nombreuses, s’étoffent régulièrement, etc.

Les conditions de réussite du déploiement d’un SIRH ?

Malgré tous les avantages que présente un SIRH, cela n’a rien de magique.

Le recours à ce type d’outils doit être étudié sérieusement et géré comme un projet à part entière.

Connaître les différentes étapes

Constitution d’un groupe projet
Identification des contraintes
Définition des besoins prioritaires
Budgétisation
Choix d’un outil
Information / consultation du CSE
Paramétrage / tests / mise en route
Accompagnement au changement des utilisateurs
Ajustements

Prendre en compte les incontournables

Le temps
La concertation
La priorisation
La planification
L’accompagnement du changement
. . .

En conclusion, est-ce pertinent de passer à la digitalisation ?

Ce type d’outils a énormément évolué ces dernières années et leurs possibilités sont réellement épatantes.

Ils permettent de fiabiliser (et donc de sécuriser) et d’automatiser une grande partie de la gestion administrative RH tout en réduisant le temps consacré à cet aspect.

Cela permet de se concentrer sur l’essentiel, à savoir (de mon point de vue) : l’accompagnement des salarié.e.s et le pilotage « éclairé » d’une fonction RH au service du projet global de la structure.

Aussi, pour répondre à la question initiale, à mon sens, un SIRH est un outil vraiment très intéressant pour les structures à partir d’une dizaine de salarié.e.s.

Tour d’horizon des MOOC à ne pas rater (et comment utiliser les MOOC au mieux)

Compétences et parcours professionnels

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un MOOC ?

Les Massive Open Online Course (MOOC) sont des formations à distance capables d’accueillir un grand nombre de participants. Il existe différentes plateformes les recensant :

Ces formations sont gratuites, certaines sont certifiantes (dans ce cas les certificats peuvent être payants).

Comment procéder ? C’est très simple, vous faites votre sélection à partir d’un catalogue thématique et vous vous inscrivez.

Chaque MOOC est constitué de différents modules, avec une progression pédagogique et dans une temporalité (ils sont ouverts plusieurs semaines, certains ouvrent chaque année, d’autres une seule fois).

Beaucoup de grandes écoles ont mis en place des MOOC et le contenu est globalement très qualitatif.

Quelle est l’utilité des MOOC ?

Au niveau individuel

Pour ma part, je suis plusieurs MOOC par an, dans un objectif d’actualisation et de développement de mes compétences. C’est de l’auto-formation, que je mobilise en fonction des MOOC ouverts et/ou de mes sujets du moment 🌱

Au niveau d’une entreprise

📢A titre professionnel, lorsque j’accompagne une structure sur la question des compétences (entretiens professionnels, gestion des compétences, cartographie des compétences, plan de développement des compétences, …), je recommande systématiquement d’intégrer les MOOC dans l’offre de formation. Bien sûr, cela implique de faire un travail de recherche préalable des MOOC adaptés à l’activité de la structure et de sensibiliser les salariés sur l’intérêt de ce format.

⚖️Depuis la LOI POUR LA LIBERTÉ DE CHOISIR SON AVENIR PROFESSIONNEL de 2018, chaque personne est (censée) être (de plus en plus) autonome pour développer ses compétences et maintenir son employabilité tout au long de son parcours professionnel (d’où le compte personnel de formation et autres dispositifs allant dans ce sens). L’approche par la compétence (et son développement) est donc essentielle. Mais les salariés (et encore certains employeurs) y sont peu préparés.

💡Les structures peuvent inciter leurs salariés à suivre des MOOC par exemple en les autorisant à le faire sur leur temps de travail. L’avantage ? Elles n’ont pas les frais pédagogiques à prendre en charge et leurs salariés développent des compétences.

Les MOOC ne doivent en aucun cas être l’unique voie de formation, ils sont un outil parmi d’autres. Et, de mon point de vue, ils méritent d’être davantage mobilisés 🏋️‍♀️

Les MOOC du moment à ne pas rater pour les dirigeants, managers et RH

Vous retrouverez bien entendu mes thématiques d’intervention : #droit du travail #management #Gestion Ressources Humaines #management des compétences #santé au travail #bien-être au travail ….